Veel zzp’ers houden hun boekhouding al digitaal – online- bij. Dat kan. Als u alles digitaal opslaat en bewaart, bent u ook verplicht de boekhouding en de achterliggende documenten 7 jaar te bewaren. Net zoals toen u in het verleden alles op papier bewaarde.
Wat moet u bewaren?
- Dus ook uw doc’s en agenda’s
- de data van een digitale agenda (ook smartphone) behoren tot de administratie.
- Als u een ander pc, laptop of Smartphone koopt moet u deze data behouden. Maak daarom een of meerdere back ups.
- U mag e-mails en digitale documenten, zoals rekeningen en prijslijsten, niet printen en vervolgens het digitale bestand weggooien.
- Facturen bewaren
- Oude prijslijsten moet u digitaal bewaren.
U moet de digitale brondata van de facturen bewaren, zodat een kopie-factuur binnen een redelijke termijn reproduceerbaar is. Deze factuur dient dient identiek te zijn aan de originele factuur. De historie van de stamgegevens moet u ook bewaren.
Kassa gegevens
Heeft u een winkel met een kassa met geheugen, dan dient u die data ook te bewaren. Dit speelt vooral op het moment dat de kassa vervangen wordt. De gegevens van de oude kassa vallen onder de bewaarplicht.
Wettelijke termijn
De wettelijke termijn begint te lopen vanaf het moment dat het document zijn belang voor uw bedrijf heeft verloren.
MBT een leasecontract betekent dit dat de bewaartermijn van 7 jaar aanvangt op de dag dat het contract is afgelopen.
Deze lijst is niet limitatief.
Voor alle documenten geldt dat ze op een zodanige wijze bewaard moeten worden, dat ze binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en controleerbaar zijn.
Daarnaast moet de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de documenten aannemelijk gemaakt kunnen worden.
